Band I – Der Posteingang einer Hausverwaltung
Rund sieben von zehn Anfragen an eine Verwaltung sind Routine: Schadensmeldungen, Betriebskosten, Bescheinigungen, Termine. KI-Agenten sortieren, beantworten und dokumentieren sie – in Ihrem Postfach, nach DSGVO.
Pilot-Garantie
Keine 5 Std. pro Woche gespart – Sie zahlen nichts
—Der Mensch gibt frei—
ABB. 01 – Der Posteingang, live in Echtzeit sortiert
verwaltung@beispiel-hv.de
Agent aktiv
§ I
I
Der Befund
An einem gewöhnlichen Tag erreichen Ihr Team Dutzende Nachrichten. Die wenigsten sind schwierig – die meisten sind bekannt: dieselbe Frage zur Betriebskostenabrechnung, dieselbe Schadensmeldung, dieselbe Bitte um eine Bescheinigung, formuliert von einem anderen Mieter.
Genau dieses Muster lässt sich beschreiben. Und was sich beschreiben lässt, lässt sich automatisieren – ohne dass ein Mieter je das Gefühl hat, mit einer Maschine zu schreiben.
Leitsatz
Wir verkaufen keine künstliche Intelligenz. Wir verkaufen die Stunden, die sie zurückbringt.
§ II – Die Werkzeuge
II – V
Erstens
Der Agent liest jede eingehende Mail, erkennt das Anliegen und legt einen Antwortentwurf bereit. Ihr Team gibt nur noch frei – oder korrigiert in Sekunden.
Zweitens
Wiederkehrende Abläufe laufen ohne Klicks – von der Schadensmeldung bis zum fertigen Handwerkerauftrag samt Statusmail an den Mieter.
Drittens
Maßgeschneiderte Agenten auf Ihren Daten: interne Copiloten, Wissensdatenbanken, automatische Berichte für Eigentümer.
§ III – Die Rechnung
Drei Regler, eine Antwort. Konservativ gerechnet mit 60 % Automatisierungsquote und 21 Arbeitstagen je Monat.
Das Rechenblatt
Beispielrechnung, keine Garantie. Die echten Zahlen liefert der Pilot – inkl. Messprotokoll.
§ IV – Der Ablauf
30 Minuten, kostenlos. Wir schauen gemeinsam in Ihren realen Posteingang – nicht in Folien.
14 Tage, Festpreis. Ihre fünf häufigsten Anfragetypen werden automatisiert – im laufenden Betrieb.
Sie erhalten ein Stundenprotokoll: was automatisiert wurde, was es gespart hat. Schwarz auf weiß.
Optional: weitere Prozesse, laufender Betrieb, Monitoring. Nur, wenn die Zahlen stimmen.
Aktennotiz – aus einem Pilotprojekt
„Drei Sachbearbeiter, ein Postfach – und freitags war niemand mehr im Rückstand.“
Eine Münchner Hausverwaltung mit rund 900 Einheiten bearbeitete eingehende Mieterpost vollständig von Hand. Schadensmeldungen, Betriebskosten-Rückfragen und Bescheinigungen machten den Großteil aus – jede einzeln gelesen, zugeordnet, beantwortet.
Nach vierzehn Tagen Pilot übernahm der Agent die fünf häufigsten Anliegen: Klassifizierung, Antwortentwurf, Ablage. Das Team gibt seither frei statt zu tippen – kritische Fälle landen unverändert direkt auf dem Tisch.
Anonymisiertes, repräsentatives Beispiel. Zahlen aus dem Messprotokoll des Pilotprojekts.
Vorher → Nachher
§ V – Die Editionen
Erste Ausgabe – Pilotkonditionen
950 €
einmalig
Zweite Ausgabe – empfohlen
3.900 €
einmalig
Dritte Ausgabe – laufender Betrieb
4.900 €
+ 490 € / Monat
Alle Preise netto.
ABB. 02 – E-Mail-Automatisierungs-System (Schema)
§ VI – Wer es baut
Ich entwickle im Tagesgeschäft eines Münchner Immobilienunternehmens produktive KI-Systeme: Multi-Agenten-Setups, Monitoring, Prozessautomatisierung. Genau diese Systeme baue ich für Verwaltungen, die keine eigene IT-Abteilung haben.
Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb sprechen Sie mit der Person, die Ihr System tatsächlich baut. Keine Zwischenschichten, keine Junior-Teams, keine Folienberatung.
§ VII
VII
Marginalien
Nein. Der Agent bereitet vor – freigegeben wird vom Menschen. Er nimmt Ihrem Team die Wiederholung ab, nicht die Entscheidung. Jeder Entwurf bleibt ein Entwurf, solange Sie es wünschen.
Postfächer über Outlook und Gmail, Verwaltungssoftware wie DOMUS, Haufe oder iX-Haus über n8n, Make oder direkte API. Wenn Ihr System eine Schnittstelle hat, lässt es sich anbinden.
Verarbeitung nach DSGVO, der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist Standard und kostet keinen Aufpreis. Auf Wunsch laufen die Sprachmodelle auf EU-Hosting – dann verlassen Mieterdaten Europa nicht.
Nichts geht ungeprüft hinaus. Kritische Anliegen folgen Eskalationsregeln und landen direkt bei Ihrem Team. Der Agent kennzeichnet Unsicherheit, statt sie zu kaschieren.
Vierzehn Tage bis zum Go-live – im laufenden Betrieb, kein monatelanges IT-Projekt. Erst Analyse Ihres realen Posteingangs, dann Pilot mit Ihren fünf häufigsten Anfragetypen.
Dann zahlen Sie nichts. Bringt der Pilot nicht mindestens fünf Stunden pro Woche zurück, kostet er 0 € – schriftlich zugesichert, gemessen im Protokoll.
Kolophon
Schicken Sie eine Anfrage – Sie erhalten werktags binnen 24 Stunden eine Antwort und einen Terminvorschlag für die kostenlose Analyse.